Locked in

Je moet er toch niet aan denken: wil je overstappen naar een ander softwarepakket en dan blijkt dat je al jouw ingevoerde gegevens niet mee kan nemen, omdat het niet mogelijk is om de data te exporteren c.q. te importeren.


In feite is er dan sprake van een locked-in situatie: indien je afhankelijk bent van de gegevens kan je eigenlijk niet overstappen naar een ander programma. Als de leverancier van het nieuwe programma niet de mogelijkheid van dataconversie biedt, zou je nog kunnen besluiten om naar een andere leverancier op zoek te gaan. In dit geval is de leverancier die afvalt de verliezer.

Maar als de leverancier waarbij je weg wilt niet meewerkt om de data te exporteren, dan heb jij een probleem. Want dan moet jij met het nieuwe programma starten zonder alle belangrijke gegevens, of met slechts een kleine dataset. En dat betekent dat er in de eerste tijd veel energie gestopt moet worden in het invoeren van de dossiers, tijd die je beter zou kunnen besteden.

In het verleden heb ik een aantal keer meegemaakt dat een leverancier botweg weigerde om de data aan te leveren. Omdat de systemen behoorlijk versleuteld en beveiligd waren leek het erop dat de praktijken met een leeg bestand zouden moeten starten in het nieuwe programma. Maar dan blijkt er toch, met de nodige inventiviteit een mogelijkheid te bestaan om een groot deel van de gegevens uit het systeem te trekken. In een geval werd gewoon gebruik gemaakt van de lijstfunctie van het programma door lijsten te “printen” naar een bestand. Samen met een aantal andere opties kon zo een groot deel van de gegevens verzameld worden.

Vaak houdt een dergelijke werkwijze wel in dat er nadien geprogrammeerd moet worden om de gegevens weer te groeperen en in te voeren in een database. Maar als er meerdere praktijken zijn met hetzelfde probleem, is dat nog wel tot een rendabele actie te maken.

Joop Mullemeister is sinds 2000 gespecialiseerd in database conversies voor huisarts- en fysiotherapiepraktijken en schrijft zo nu en dan een kort stukje over wat hij op dat moment belangrijk vindt. Wil je reageren? Stuur dan een mailtje, of gebruik het contactformulier.