Redenen over te stappen naar een ander administratiepakket kunnen heel divers zijn. Een reden zou kunnen zijn dat het oude programma niet meer aan uw wensen voldoet, dat het nieuwe programma meer functionaliteiten bevat, of dat u niet tevreden bent met de dienstverlening van de leverancier.

 Een overstap naar een ander programma heeft vaak een grote impact op de praktijk. Na een uitgebreid selectietraject, wat op zich veel tijd kan kosten, komt het moment dat u en uw collega’s het nieuwe programma moeten leren kennen. Er dient waarschijnlijk nieuwe hardware aangeschaft te worden en het programma moet ingericht worden, zodat het aansluit aan uw wensen. En dan kan er ook nog eens een proef en definitieve conversie van de gegevens tussendoor komen…

Alles bij elkaar kan de overstap u veel tijd en geld kosten. Als u dan de eerste dagen met de nieuwe software draait, u kunt een programma-optie niet vinden en de patiënt in de spreekkamer zit ongeduldig op uw vingers te kijken, dan verzucht u dat u met het oude programma kon lezen en schrijven en dat alles veel sneller ging.

Om die mogelijke deceptie voor te blijven is het raadzaam om voldoende tijd in te plannen voor de overstap. Laat een proefconversie doen en ga aan de slag met deze dat om zo het nieuwe systeem te leren kennen. Niet alleen u, maar ook alle andere medewerkers in de praktijk. Volg ook de cursussen van de leverancier en als u er niet uit komt, richt u zich tot de helpdesk. En plan de overstap in een periode dat het niet al te druk is, of dat veel mensen op vakantie zijn. Een goede voorbereiding betaalt zich zeker terug.

Joop Mullemeister is sinds 2000 gespecialiseerd in database conversies voor huisarts- en fysiotherapiepraktijken en schrijft zo nu en dan een kort stukje over wat hij op dat moment belangrijk vindt. Wil je reageren? Stuur dan een mailtje.