Proefconversies zouden een vast onderdeel moeten vormen van het conversietraject. Deze proef is natuurlijk belangrijk voor degene die de conversie uit moet voeren, maar vooral belangrijk voor u als praktijkhouder.

 Deze stelling lijkt een beetje op de slogan 'wij van WC-eend adviseren WC-eend', maar er zit weldegelijk een duidelijke gedachte achter. Natuurlijk is het verstandig om het hele conversietraject vooraf door te lopen zodat alle mogelijke pijnpunten al in kaart zijn gebracht en dat daardoor de definitieve conversie sneller en met goed resultaat gedaan kan worden. Maar minstens zo belangrijk is dat u, als verantwoordelijke voor de inhoud van de data, ook een goed beeld krijgt hoe de gegevens straks in het nieuwe systeem komen. En al zijn de meeste gegevens wel eenduidig, er zijn altijd punten waar dat mogelijk net even anders uitpakt. En als u daar pas achter komt als de definitieve conversie gedaan is en u al weer een aantal dagen met het nieuwe systeem werkt, dan heeft u een probleem. Want probeer achteraf maar eens de fouten, of de verschillen weg te werken.

Een ander voordeel van een proefconversie is dat u de gelegenheid krijgt om met het nieuwe programma aan de slag te gaan waarin uw gegevens zitten. Dat werkt een stuk makkelijker dan als u alleen maar dummy data ziet. Nu zult u sneller door hebben hoe sommige onderdelen werken, want u herkent de gegevens. Dus enerzijds is dat een voordeel om het nieuwe systeem te leren kennen, anderzijds is een controle ook veel sneller gedaan.

Neem de tijd om de proefconversie te beoordelen. Houd rekening met het feit dat u ondertussen ook gewoon door moet werken, dus plan de beoordeling van de proef over een langere periode in. Niets is zo frustrerend als u een paar dagen voor de definitieve conversie nog alles moet doorlopen, terwijl de praktijk doorloopt en terwijl u ook nog veel tijd nodig heeft voor de aanstaande overstap.

Joop Mullemeister is sinds 2000 gespecialiseerd in database conversies voor huisarts- en fysiotherapiepraktijken en schrijft zo nu en dan een kort stukje over wat hij op dat moment belangrijk vindt. Wil je reageren? Stuur dan een mailtje.