Soms komen de verwachtingen van een klant niet overeen met het resultaat van een database conversie. Ligt dat nu aan de conversie, of aan de communicatie? Een conversie van een database met patiëntgegevens is geen appeltje-eitje. Natuurlijk is een groot deel van de gegevens 1-op-1 over te zetten, maar er is vaak sprake van data die meer pakket- of programmatuur-afhankelijk is. Soms is een eenduidige conversie niet altijd vanzelfsprekend en zal er een compromis gesloten moeten worden over de wijze van conversie.

Aan de andere kant leeft bij een praktijk vaak de veronderstelling dat alle gegevens netjes worden overgezet en dat alles in het nieuwe pakket op dezelfde plaats terugkomt. En dat is soms niet mogelijk, omdat het programmatuur anders in elkaar zit, of een andere opzet heeft.

In beide gevallen kan de klant het idee krijgen dat de conversie niet goed gedaan is en dat er aanpassingen doorgevoerd moeten worden. Dat levert bij alle partijen extra stress, want het kost meer tijd en de praktijk heeft de nieuwe database al in gebruik. Achteraf een conversie herstellen is een bijzonder lastig proces.

Hoe valt dit probleem dan te voorkomen? Ten eerste zal vooraan in het verkoopproces aan de klant duidelijk moeten worden gemaakt wat de mogelijke beperkingen van een conversie kunnen zijn. In dat gesprek kan je beter een lagere verwachting van het resultaat voorstellen, dan kan later het alleen maar meevallen. Ten tweede is het belangrijk om de klant een proefconversie aan te bieden; hier is in het algemeen meer tijd voor in te plannen en de tijdsdruk is lager. De klant kan dan ook rustig controleren hoe het resultaat er uit gaat zien en er is meer ruimte om eventuele verbeteringen door te voeren. Omdat de klant zich gehoord voelt houdt hij er ook een beter gevoel aan over.

Een derde optie zou kunnen zijn dat je de conversie beperkt tot een deel van de gegevens en duidelijk bent in wat wel en niet meekomt. Alleen de meest belangrijke een eenduidige gegevens worden geconverteerd en door deze beperking kan de kwaliteit ervan hoger zijn.

Belangrijk is dat er vooraf goed met de klant overlegd moet worden over de hierboven genoemde opties, met als doel dat de klant uiteindelijk tevreden is.

Joop Mullemeister is sinds 2000 gespecialiseerd in database conversies voor huisarts- en fysiotherapiepraktijken en schrijft zo nu en dan een kort stukje over wat hij op dat moment belangrijk vindt. Wil je reageren? Stuur dan een mailtje, of gebruik het contactformulier.