Recentelijk kreeg ik van een praktijkeigenaar de vraag waarom zij eigenlijk zouden moeten converteren. Het zou immers geld gaan kosten en als zij zelf voor invoer zouden zorgen van de patiënten die langs kwamen, dan was dat een besparing voor de praktijk.
Ik heb toen voorgerekend wat het hen dan zou gaan kosten. De praktijk was ongeveer 2500 patiënten groot. Indien de helft daarvan de komende twee jaar weer langs kwam, dan zouden zij
1250 personen opnieuw moeten invoeren. Uitgaande van 10 minuten per dossier (opzoeken in het oude programma, eventueel printen, besluiten wat wel en wat niet in het dossier moet komen), dan betekent dat ongeveer 200 uur werk. Bij een globaal uurtarief van € 45 kost zelf invoeren dus € 9000, ofwel € 4500 per jaar!
Nu begrijp ik ook wel dat dit een bedrag is wat je niet feitelijk uitgeeft. Maar de geïnvesteerde tijd is wel iets waar je rekening mee moet houden. Die tijd kan je beter besteden aan de patiënten, of desnoods aan vrije tijd. En besef ook dat die tijd voor invoer bij iedere patiënt beschikbaar moet zijn. Als het druk is denk je al snel dat je de invoer wel later doet, met als gevolg dat het werk zich ophoopt en dat je alsnog op je vrije avond aan de slag moet.
En bedenk ook dat het niet paraat hebben van het dossier een slechte indruk kan achterlaten bij de patiënt. Die verwacht immers dat jij als behandelaar de hele voorgeschiedenis kent, of op z’n minst kan nalezen in de computer.
Nu is het niet nodig om alles tot in de details te converteren, je zou er ook voor kunnen kiezen om alleen de basisgegevens mee te nemen en de minder belangrijke gegevens als een document mee te nemen. Die gegevens komen dan weliswaar niet meer terug in het dossier, maar ze zijn wel eenvoudig in te zien door vanuit het patiëntendossier het document op te roepen. Meestal is dat voldoende om inzicht te krijgen in de voorgeschiedenis.
Joop Mullemeister is sinds 2000 gespecialiseerd in database conversies voor huisarts- en fysiotherapiepraktijken en schrijft zo nu en dan een kort stukje over wat hij op dat moment belangrijk vindt. Wil je reageren? Stuur dan een mailtje, of gebruik het contactformulier.